Zatrudnianie cudzoziemców po nowemu - wyższe opłaty, wiele zmian

Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi jest uproszczoną, w stosunku do zezwolenia na pracę, procedurą legalizacji pracy cudzoziemców w Polsce. Uzyskuje się je w powiatowym urzędzie pracy (nie jak zezwolenie na pracę w urzędzie wojewódzkim) właściwym ze względu na siedzibę pracodawcy (dotyczy firm z wpisem do KRS) lub miejsce stałego pobytu (osoby fizyczne i osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą z wpisem do CEIDG). Procedura oświadczeniowa ma jednak istotne ograniczenia, ponieważ dotyczy obywateli kilku krajów, określonych we właściwym rozporządzeniu ministra właściwego do spraw pracy, przygotowanego w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw wewnętrznych.

Teraz lista ta zostanła uszczuplona. Zgodnie z nowym rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie państw, których obywateli mogą dotyczyć oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi oraz niektóre przepisy dotyczące zezwolenia na pracę sezonową oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi mogą dotyczyć jedynie obywateli:

1. Republiki Armenii;
2. Republiki Białorusi;
3. Republiki Mołdawii;
4. Ukrainy.

Jak łatwo zauważyć, na liście nie ma już Gruzji. Obywatel Republiki Gruzji, któremu powierzono wykonywanie pracy na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi wpisanego do ewidencji oświadczeń przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia, może kontynuować pracę na warunkach określonych w tym oświadczeniu do dnia upływu ważności tego oświadczenia.

Wyższe opłaty za oświadczenia i zezwolenia na pracę

Kolejnym dokumentem jest rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 20 listopada 2025 r. w sprawie wysokości opłat w związku z wnioskiem o wydanie zezwolenia na pracę oraz w związku z oświadczeniem o powierzeniu pracy cudzoziemcowi. Zgodnie z nim opłata wnoszona wraz ze złożeniem oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi – od 1 grudnia 2025 r. – będzie wynosić 400 zł. Jest to duża zmiana, ponieważ do tej pory opłata ta wynosiła 100 zł. Jednocześnie, do spraw wszczętych i niezakończonych przed dniem wejścia w życie ww. rozporządzenia stosuje się przepisy dotychczasowe. 

Zmianie uległy również opłaty wnoszone w związku ze złożeniem wniosku o wydanie zezwolenia na pracę. Będą one wynosić:

• 200 zł – w przypadku gdy podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi zamierza powierzyć ją na podstawie zezwolenia na pracę na okres nieprzekraczający 3 miesięcy;
• 400 zł – w przypadku gdy podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi zamierza powierzyć ją na podstawie zezwolenia na pracę na okres przekraczający 3 miesiące;
• 800 zł – w przypadku gdy podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi zamierza delegować cudzoziemca na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;
• 100 zł – w przypadku gdy podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi zamierza powierzyć ją na podstawie zezwolenia na pracę sezonową.

Nowe wymagania  w procedurze zezwoleń na pracę - ujednolicenie i aktualizacja wykazu dokumentów

Rozporządzenie z 20 listopada 2025 r. w sprawie dokumentów, które podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi dołącza do wniosku o wydanie zezwolenia na pracę lub do oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, określa konkretny katalog dokumentów, które pracodawca musi dołączyć do wniosku o zezwolenie na pracę cudzoziemca albo do oświadczenia o powierzeniu pracy.

Do oświadczenia należy dołączyć:

• Cyfrowe odwzorowanie wszystkich wypełnionych stron ważnego dokumentu podróży cudzoziemca (np. paszportu) — albo, jeśli cudzoziemiec nie ma ważnego dokumentu podróży i nie ma możliwości jego uzyskania — kopię innego ważnego dokumentu potwierdzającego tożsamość,
• W przypadku pracy przez agencję pracy tymczasowej: dokument sporządzony przez pracodawcę użytkownika potwierdzający uzgodnienie skierowania cudzoziemca — jeżeli podmiot powierzający pracę jest agencją,
• W razie powierzenia pracy w zawodzie regulowanym — dokumenty potwierdzające spełnienie wymagań kwalifikacyjnych i innych warunków wymaganych dla danego zawodu,
• Dowód wniesienia opłaty, o której mowa w odpowiednim przepisie ustawy (art. 63 ustawy) — dokument musi wskazywać, którego cudzoziemca dotyczy.

Dokumenty wydane w języku obcym (poza dokumentem podróży) — muszą być dołączone wraz z tłumaczeniem przysięgłym na język polski. W przypadku, gdy dokumenty wymagane (np. potwierdzające kwalifikacje) nie mogą być uzyskane przed wydaniem zezwolenia lub przed wpisaniem oświadczenia do ewidencji — podmiot powierzający pracę może złożyć oświadczenie, że cudzoziemiec spełni wymagania po wydaniu zezwolenia lub wpisie. 

Wykaz załączników dla wniosku o wydanie zezwolenia na pracę

W zależności od rodzaju wniosku wymagane są m.in.: 

• Cyfrowe odwzorowanie wszystkich wypełnionych stron ważnego dokumentu podróży cudzoziemca (jak wyżej) lub innego dokumentu tożsamości, jeśli podróżny jest niedostępny,
• W przypadku wniosku o przedłużenie zezwolenia na pracę sezonową — umowę między podmiotem powierzającym pracę a cudzoziemcem, jeżeli wcześniejsze zezwolenie było na pracę sezonową,
• Dowód wniesienia opłaty za wniosek — dokument musi identyfikować cudzoziemca, którego dotyczy wniosek,
• Dokumenty potwierdzające spełnienie wymagań kwalifikacyjnych i innych warunków — jeśli praca dotyczy zawodu regulowanego,
• W zależności od sytuacji — inne dokumenty potwierdzające okoliczności wymagane przepisami prawa pracy / pobytu / delegowania, jeśli mają znaczenie dla rozpatrzenia wniosku.

Jeśli dokumenty były wystawione w formie papierowej — można je dołączyć jako kopie/skany; urząd może żądać oryginałów do wglądu.

Tu znajdziemy odpowiednie akty wykonawcze: 

• Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 20 listopada 2025 r. w sprawie szczególnych przypadków, w których cudzoziemiec uprawniony do pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej może wykonywać pracę bez zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi
• Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 20 listopada 2025 r. w sprawie wysokości opłat w związku z wnioskiem o wydanie zezwolenia na pracę oraz w związku z oświadczeniem o powierzeniu pracy cudzoziemcowi
• Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 listopada 2025 r. w sprawie państw, których obywateli mogą dotyczyć oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi oraz niektóre przepisy dotyczące zezwolenia na pracę sezonową